ที่ผ่านมาในองค์กร หรือ สถาบันการศึกษาต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในการเรียนการสอน การทำงาน นั้น โปรแกรมหนึ่งที่หลีกหนีไม่พ้นที่ทุกคนจะต้องใช้คือ Microsoft Office ที่คุ้นเคยกันดี ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word , Excel , Power point ที่ใช้ทั้งทำรายงาน เก็บข้อมูล และ นำเสนอ มาอย่างยาวนาน
และ เมื่ีอโลกออนไลน์เกิดขึ้นมา และ ชัดเจนมากขึ้นในยุด Covid-19 ทำให้ ออฟฟิศออนไลน์เป็นสิ่งสำคัญในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่บ้าน ที่ทำงาน หรือ การทำงานได้ในทุกๆที่
ดังนั้น Microsoft 365 ที่เป็นการใช้งานอย่างเต็มที่ใน Online จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในธุรกิจปัจจุบันเป็นอย่างมาก
Microsoft 365 คืออะไร
Microsoft 365 ถือได้ว่าเป็น Office 365 ซึ่งคือเวอร์ชั่นพิเศษของโปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ โดยจะสามารถใช้งานได้ผ่านทางอินเตอร์เน็ต การบริการออนไลน์แบบนี้ ข้อมูลจะอยู่บน Server ที่เราเรียกว่า Cloud และ Microsoft 365 นี้เป็นรูปแบบของ Subscription ที่ผู้ใช้จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน หรือ รายปี และสามารถเลือกประเภทตามที่เหมาะสมกับการใช้งานของผู้ใช้งานได้
Microsoft 365 มีอะไรในนั้นบ้าง
Microsoft 365 มี License หลากหลายแบบ ซึ่งแต่ละ Plan จะแตกต่างกันไป แต่จะแนะนำซอฟต์แวร์ใน Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standard ซึ่งจะประกอบด้วย ซอฟต์แวร์และบริการ อาทิ Bookings, Calendar, Delve, Excel, Forms, Kaizala, Lists, OneDrive, OneNote, Outlook, Planner, Power Apps, Power Automate, Power BI, PowerPoint, Project, SharePoint, Streams, Sway, Teams, ToDo, Whiteboard, Word, Yammer
โดยMicrosoft 365 จะมีซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ให้เลือกใช้ตามความต้องการของผู้ใช้โดยจะมีซอฟต์แวร์ ที่โดดเด่น ก็คือ Microsoft Office โดยมีให้เลือกทั้งที่เป็นลักษณะของ Cloud หรือ Online กับแบบ App ที่ติดตั้งในเครื่อง ซึ่ง Microsoft Office ประกอบด้วย
- Microsoft Excel ใช้สำหรับงานตารางคำนวณหรือ Spreadsheet ทำการสร้างกราฟ สรุปข้อมูลได้
- Microsoft Word ใช้สำหรับงานสร้างเอกสาร หรือ Document
- Microsoft PowerPoint ใช้สำหรับงานนำเสนอ หรือ Presentation
- Microsoft Outlook ใช้สำหรับการทำงานกับ Email และ Calendar
- Microsoft OneNote ใช้สำหรับจดบันทึกต่าง ๆ
- Microsoft Access ใช้สำหรับการเก็บข้อมูลในรูปแบบฐานข้อมูล สร้าง Application สร้างรายงานได้
- Microsoft Publisher ใช้สำหรับสร้างสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ
อีกทั้งยังมีซอฟต์แวร์ต่างๆได้แก่ - ซอฟต์แวร์เพื่อการสื่อสาร อย่าง Microsoft Teams
- ซอฟต์แวร์เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูล อย่าง Power BI
- ซอฟต์แวร์เพื่อการทำงานอัตโนมัติ อย่าง Power Automate
- ซอฟต์แวร์เพื่อการพัฒนา App แบบ Low Code อย่าง Power Apps
- ซอฟต์แวร์เพื่อการวางแผนงาน อย่าง Planner
- ซอฟต์แวร์ที่เป็นพื้นที่จัดเก็บไฟล์ อย่าง OneDrive
- ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้างเว็บไซต์ทั้งในระดับ Portal จนถึงระดับส่วนบุคคล อย่าง SharePoint
- ซอฟต์แวร์สำหรับการสร้าง Forms ไว้ใช้งานทั้งในและนอกองค์กร อย่าง Forms
- ซอฟต์แวร์การจัดการวิดีโอ อย่าง Microsoft Streams
- ซอฟต์แวร์สำหรับการทำ ToDo List อย่าง Microsoft ToDo
- ซอฟต์แวร์สำหรับการ Chat ในองค์กร อย่าง Yammer
ประโยชน์ของ Microsoft 365 สําหรับธุรกิจของคุณ
ส่งที่หลายๆธุรกิจต้องการคือประสิทธิภาพของงานและการเชื่อมต่อกันในการทำงานของแต่ละหน่วยงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ในขณะที่มีความแตกต่างกันในภาพแวดล้อมการทํางาน เช่นการทำงานแบบไฮบริด การทำงานแบบ WFH ดังนั้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย Microsoft 365 จึงมีประโยชน์มากมาย ได้แก่
- เข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่
Microsoft 365 ช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดในระบบคลาวด์ได้ ซึ่งหมายความว่าสามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใด ๆ จากสถานที่ใด ๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต สําหรับองค์กรที่การทํางานแบบเคลื่อนที่ หรือ เมื่อออกจากสํานักงานและการทำงานในทุกที่นั้น สิ่งจําเป็นที่มีค่ามากคือความสามารถในการเข้าถึงแอปและไฟล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ - ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ปลอดภัย
Microsoft 365 มีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งเช่น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้หากพวกเขาเข้ามาในอุปกรณ์ของคุณ การตรวจจับภัยคุกคามและการป้องกันมัลแวร์หมายถึงภัยคุกคามด้านความปลอดภัยจะถูกระบุและหยุดทันทีซึ่งเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่งสําหรับองค์กรที่จัดการกับข้อมูลหรือข้อมูลที่เป็นความลับ ดังนั้นหมายความว่าธุรกิจของคุณมีอิสระในการดําเนินการโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความปลอดภัย - ปรับปรุงการสื่อสาร
Microsoft 365 มีเครื่องมือสําหรับผู้ใช้ในการสื่อสารในหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น Skype, Teams และ Outlook เป็นต้น คุณจึงสามารถทํางานร่วมกันและสื่อสารได้ตลอดเวลาโดยไม่คํานึงถึงระยะทางหรือความแตกต่างของเวลา โดย Teams มีฟังก์ชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีซึ่งสามารถเพิ่มความคิดเห็นและอัปโหลดไฟล์ได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งเป็นประโยชน์สําหรับการทํางานร่วมกันข้ามแผนกและเมื่อเขียนเอกสารร่วมกัน Yammer เป็นอีกฟีเจอร์หนึ่งที่สามารถทําหน้าที่เป็นเครือข่ายสังคมสําหรับองค์กรของคุณ ด้วยการโพสต์บน ‘ฟีดข่าว’ ของ บริษัท ของคุณ และ สามารถส่งข้อความถึงพนักงานทั้งหมดได้ทันที โดยพนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีโพสต์ใหม่เพื่อไม่ให้พลาดข้อความ ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นบนโพสต์และคุณสามารถสร้าง ‘ช่องทาง’ ที่แตกต่างกันใน Yammer เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันดังนั้นคุณไม่จําเป็นต้องโพสต์ไปยังทั้งบริษัทเสมอไป - การใช้จ่ายที่คาดการณ์ได้
Microsoft 365 จะจ่ายเป็นรายเดือน หรือ รายปีต่อผู้ใช้ เช่น การสมัครใช้งาน ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตของคุณขึ้นอยู่กับระดับของฟังก์ชันที่คุณเลือกสําหรับธุรกิจของคุณ ระดับองค์กรที่แตกต่างกันรวมถึงแอปพลิเคชันและผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันซึ่งกําหนดค่าใช้จ่ายได้ โดยการจ่ายเงินต่อผู้ใช้ต่อเดือน หรือ ต่อปีช่วยให้คุณคาดการณ์ได้และช่วยให้คุณกําหนดงบประมาณการใช้จ่ายด้านไอทีสําหรับปีหน้า การอัปเกรดจะรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตของคุณดังนั้นจึงไม่มีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือเพิ่มเติม หากคุณซื้อใบอนุญาตผ่าน Core คุณสามารถเปลี่ยนจํานวนใบอนุญาตที่คุณมีได้ตลอดเวลาหากคุณจ้างหรือผู้คนลาออกเป็นต้น ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ได้รับใบอนุญาตมากเกินไป และ ควบคุมค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างดี - ความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ด้วยไฟล์ที่เก็บไว้ในระบบคลาวด์และสํารองข้อมูลเป็นประจําองค์กรของคุณจะยังคงทํางานตามปกติในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดคิดที่สํานักงาน ไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับอุปกรณ์ (Hardware) ของคุณ อีเมลไฟล์และข้อมูลของคุณจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยในระบบคลาวด์ และยังมีคุณสมบัติการกู้คืนซึ่งหมายความว่าอีเมลแต่ละฉบับหรือแม้แต่กล่องจดหมายทั้งหมดสามารถกู้คืนได้หากจําเป็น ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไร ก็สามารถดําเนินธุรกิจได้ตามปกติ - การอัปเกรดอัตโนมัติ
แอปที่จําเป็นทั้งหมดเช่น Word, Excel และ Outlook รวมอยู่ด้วยและทํางานออนไลน์โดยไม่จําเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใด ๆ หรือ หากติดตั้งก็ทำได้ โดยการอัปเกรดจะดําเนินการโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่กําหนดไว้ล่วงหน้าดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลว่าจะใช้เวอร์ชันล่าสุด ที่จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ - การทํางานร่วมกันแบบรวมศูนย์
Microsoft 365 ช่วยให้คุณสามารถแชร์กล่องจดหมาย ปฏิทิน ที่ติดต่อ และแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ผ่านเครื่องมือการทํางานร่วมกัน การแชร์ปฏิทินหมายความว่าคุณสามารถดูว่าใครในองค์กรของคุณจะพร้อมใช้งานเมื่อใด คุณจึงสามารถจัดกําหนดการประชุมที่เหมาะกับทุกคนได้ อีกทั้งการใช้กล่องจดหมายที่แชร์หมายความว่าผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายเดียวกันได้ ดังนั้นข้อความจึงสามารถกรองให้อยู่ในกล่องจดหมายที่แชร์ได้และ SharePoint เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสําคัญสําหรับการเปิดใช้งานการทํางานร่วมกัน เอกสารที่บันทึกไว้ที่นี่สามารถเข้าถึงและทํางานโดยพนักงานทุกคนและแชร์เป็นลิงก์ในอีเมล ผู้ใช้หลายคนยังสามารถแก้ไขเอกสารที่เก็บไว้ใน SharePoint แบบเรียลไทม์ ซึ่งทําให้การเขียนร่วมเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถดูว่าใครอยู่ในเอกสารได้ตลอดเวลาและแม้กระทั่งที่พวกเขากําลังทํางานอยู่ด้วยธงสีเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ระบุผู้ใช้แต่ละคน และ Planner ก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึ่งที่ทำให้การวางแผนงาน และ การดำเนินงานเป็นไปได้ตามแผน
ดังนั้นจากสิ่งที่ได้กล่าวมา Microsoft 365 การดำเนินงานของธุรกิจผสานกับการใช้เทคโนโลยี จะทำให้การดำเนินงานในธุุรกิจ และ องค์กรเป็นไปอย่างราบรื่น มีการไหลของงานที่ดี การสื่อสาร การประสานงาน การวางแผน ความปลอดภัย ความรวดเร็ว และ ความสะดวกในการทำงาน สิ่งต่างๆเหล่านี้จะทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัว และ สามารถแข่งขันได้ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีมาราคาที่เหมาะสม และ มีบทบาทในการดำเนินธุรกิจอย่างมากมาย
